Każda szkoła i urząd winny prowadzić ewidencję pieczątek urzędu i pieczątek używanych w szkolnictwie. Przed rozpoczęciem eksploatacji winno się zaprowadzić rejestr wzorów pieczątek , gdzie obok odbitego wzorca umieszczamy informację o użytkowniku, oraz jego podpis potwierdzający odbiór. Ewidencja powinna obejmować wszelkie pieczęcie urzędowe a ich przechowywanie wymaga wprowadzenia bezpiecznych procedur, a w szczególności:
– Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej.
– Wyznaczenie miejsca przechowywania ,,pod kluczem”, bez dostępu osób trzecich.
Wszelkie niezgodności w ewidencji, a w szczególności brak pieczątek urzędowych powinny być zgłoszone policji, mennicy, jednostce nadzorującej placówkę i prokuraturze. Jest to ważne ponieważ brak zewidencjonowanej pieczątki może świadczyć o jej użyciu niezgodnym z prawem.

Pieczęć urzędowa

 

Pieczątki urzędowe uwierzytelniają szczególnie ważne dokumenty. Przeważnie to dokumenty służące w toku czynności prawnej. Pieczątki urzędu w szkołach uwierzytelniają świadectwa szkolne, pieczętują także legitymacje szkolną, czyli obowiązkowy i przydatny dokument służący do legitymizowania się młodego kadeta. Wzór pieczęci urzędowej nie jest stemplowany na kopiach dokumentów. Biurokratyczny protokół używania pieczęci urzędowej określa rodzaj i miejsce występowania w dokumencie. Pieczątki winne być odbicia pod treścią i centralnie. Jednak pieczątki podpisowe i  faksymile lądują po prawej stronie, niżej treści pisma. Pieczątkami szkolnymi muszą być podbite selektywne druki, legitymacje, dyplomy i indeksy. Wzór pieczątki musi być wyraźny, czytelny i dobrej jakości, z czym w e-pieczatki24.pl nie mamy problemu! Każdy błąd i gafę poczynioną na dokumentach ewidencjonowanych również musimy opieczętować i przystawić parafkę. Pieczątek urzędowych używa się w celu poświadczenia przez zarządcę jednostki zgodności kopii z oryginałem wszelkich istotnych dla ewidencji dokumentów, kiedy ów dokumenty trafiają archiwum. Każda strona dokumentów w tym wypadku powinna być opieczętowana wzorem „Potwierdzam zgodność z oryginałem”, datownikiem z aktualną datą, stemplem placówki i parafką referenta, lub samego kierownika. Procedura nie dotyczy placówek nie objętych obowiązkiem wyrobu pieczątek urzędowych.

e-pieczatki24.pl ul. Serdeczna 4 62-002 Suchy Las Tel.: 618 520 060 E-mail: biuro@e-pieczatki24.pl NIP: 972 125 19 55